怎么做一个好秘书
来源: 阅读:837 次 日期:2015-03-31 13:44:52
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秘书既成为领导的好帮手,又要为领导出谋划策;既要懂得维系人际关系,又要善于解决各种复杂的人际矛盾;既是办事的顶尖高手,能将各种棘手的事情处理得圆满,又能在不越权的情况下把握好办事的分寸;既能掌握精湛的办公技能,又具有扎实的文字功底,拥有生花妙笔……

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浪琴表中国区副总裁麦姬丽,既非名校毕业,也没有学过流行的MBA,她的第一份工作就是秘书。

在很多人眼里,秘书就是文书,只要接接电话,整理资料,做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是,麦姬丽却不这么认为,她说:“作为一名秘书,我给自己的任务是,帮助领导把事业做得更好,帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项,你可以在不同的行业里工作,这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解,自己也尝试过和各类行业的人打交道,你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业,你就有动力去进步。”

有了干事业的心态,麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现,与其他同事相比,自己有更多机会接近领导,也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时,麦姬丽和领导合作得非常好,结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时,也把她带到了这家大企业。

如何做一个好秘书,这里面的学问可谓博人精深,除了拥有足够的“硬件没施”以外,还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调整能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力……这些多年的学习和磨烁,需要用心去想、去琢摩、去体会。

一、不断学习,才能适应形势发展的需要。秘书工作者的学习能力主要有以下三方面要素构成:一是学的能力,主要是通过观察、发现问题并解决问题、对话以及行动等方式,攫取信息,从而建构或重构知识的过程。二是“习”的能力,主要是根据习得的知识,主动行动、反复练习,应用知识,从而提高行动能力的过程。三是其他构成要素:包括学习的动机、态度、方法;特定学习环境;环境中的信息与知识等。

二,更好的创新能力,是秘书工作者根据一定的目的,运用已有的知识,通过思维活动,产生新认识,创造新事物的能力。当前,新世纪新阶段新任务给各级秘书工作者提出了新要求,秘书必须不断创新工作方法与工作思路,才能更好地发挥作用。

三,较强的沟通能力,是通过一定的渠道,将信息发送给接受者,并寻求反馈以达到相互理解的能力。秘书工作本身就是桥梁和纽带,起到联系领导和基层工作的重要作用。秘书工作者要善于和领导沟通,领会领导的意图,又要善于和基层的干部群众沟通,准确传达党和政府的政策、措施以及领导的意见,及时将基层的信息传达到上级和领导那里,进行有效地沟通。

四,超强的决断能力,是指按照最优化的要求,从若干准备实施的方案中选择行动对策,能过实施以达到一定目标的能力。从一定程度上讲,领导就是决策。秘书在其工作中,为领导决策提供服务,本身也涉及大量的决策问题。因此,秘书工作者必须不断提高自身的决策水平与决断能力。

五,应对突发事件的能力,是预防和有效处理突发事件的能力。突发事件对各级政府和各级领导都是有害的冲击,秘书应该成为这种冲击的有效的缓冲,通过自己卓有成效的工作化解、缓解危机,给领导提供有效的参考意见。

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