“外交无小事”,接待作为外交工作的重要组成部分,是展示公司形象,反映企业精神、企业文化的一项重要内容,为了规范接待工作,达到诚迎公司客人,让客人有宾至如归的感觉,参照公司《######》,特对办公室接待工作的程序细化如下:
1、接车安排:
接到客人来访通知后,办公室应在客人来的前一天,确定接车时间、地点、客人的联系方式,负责接车司机必须提前半小时到达接车地点。若客人为首次来司,需打印好接车牌。(负责人:######)
2、住宿安排:
办公室根据客人需要,安排入住地点,预定房间,为便于备查,并将预定的时间、房号和对方工作人员姓名作详细的记录。若当天确定不了房号,由需在客人来访的前一天确定房号,并告知接车司机。若住公司客房,需对客房的卫生、水电及用具等检查,将客房钥匙交前门保安或驾驶员处。(负责人:######)
3、根据接待规程,在客人到访公司前一天挂好欢迎横幅或欢迎站牌,同时要求保安、清洁人员做好相应工作。(负责人:###############)
4、会议期间安排:
(1)办公室应在客人来的前一天备好相关资料、鲜花、水果、茶叶、矿泉水、咖啡、笔、纸等,打印好会议列席人员的席位牌,茶杯、矿泉水、笔、纸要摆放整齐,成一条直线,笔头方向放置一致,每人放8张纸。若属国外客人,则席位牌对应客人的一面打上英文名,另一面打上中文名。
(2)客人开会时的加水间隔时间为15~25~30(分钟),加水一般以茶杯7分满为标准。
(3)若同一批客人有几天会议,则需更换水果品种。
(4)若客人中途参观工厂等离开会议室,则需清洗茶杯和烟缸。
(负责人:######)
5、就餐安排:
食堂根据办公室通知确定来访客人人数、饮食口味等要求备好茶叶、酒水等安排就餐,注意餐厅、餐具及个人卫生,做到微笑、细致服务。(负责人:######)
6、返程安排:
根据客人需要,帮客人预定好机票或火车票,并送至出发地点,由送车司机或保安将酒店或公司客房钥匙负责收回。(负责人:######)
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