一、公文的概念和特点

（一）含义：请学生阅读《国家行政机关公文处理办法》找出公文含义

公务文书，又叫公务文件，简称公文。具体含义见《国家行政机关公文处理办法》总则第二条。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。

具有法定效力和规范体式。贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

（二）特点

1．具有很强的政治性和政策性。

公文的基本内容是国家机关的指挥意志、行动意图、公务往来与活动情况的系统实录,直接反映了国家政权的意志与根本利益。是实施管理、发布法规,下达指示特定形式,它与人民群众的利益和社会生活密切相关,因此公文具有很强的政策性。

2．具有法定的权威性和约束力。

公文的权威性和法定效力是由它的制发机关的权威性和法定地位决定的。它是机关的喉舌。文学作品人们可看也可不看，学术论文的内容和观点，人们可以赞同，也可以批评，行政公文的内容需要人们理解、执行，具有明显的法定权威性，领导机关发布的决定、决议、批复等有领导权威；权力机关发布的法律、法规、条例等，有法律权威，政策机关发布的政令、指示、通告等有指挥权威；国家领导机关发布的公文，各级组织必须切实遵照执行，不得违反，这是公文权威性的表现。法定的作者和读者。

3．具有规范的体式。

符合一定的要求和标准。公文的内容,包括公文的主题、材料、结构和语言要符合行文规则与客观实际。公文文体和写作格式要标准化,不能自搞一套。公文的制作、使用、处理程序要严格按照有关规定办理。按《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式、第四章行文规则、第五章公文办理、第六章公文立卷、归档和销毁。

4．具有庄严、准确、朴实、精练严谨规范的语言特点。体现语言的权威性

二、公文的作用

（一）领导指挥作用—记录和传达上级指示精神，布置工作，指导工作，宣传方针、政策，帮助人们提高认识，统一思想，统一行动，步调一致。

（二）行为规范作用—颁布法规，传达指示。制定方针、政策、发布法律、法规、政令、规定人们行为规范的法律约束作用。 （三）联系纽带作用—反映情况，请示工作，交流经验、互通情况，商洽工作的联系知照作用

（四）依据凭证作用—作为上级机关贯彻意图,下级机关根据意图执行的凭证依据。

三、公文的分类

请学生自学《国家行政机关公文处理办法》，搞清楚公文文种。

公文种类简称文种。根据2000年8月24日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日施行）第二章规定，公文文种有十三种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1.按特点职能分：法规性、指挥性、报请性、知照性、联系性、实录性

2.按作者性质分：党内公文、行政公文、群团公文、

3．按行文关系分：上行文、平行文、下行文

上行文：向上级机关报送的公文：请示、报告等。

平行文：同级机关和不相隶属机关之间来往的公文。函等。

下行文：向下级机关发送的公文，有命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。

4.按紧急程度分：特急（特急件）、急办（急件）、常规（平件）

5.按密级分：绝密、机密、秘密、普通

四、公文的格式

课堂实训：请学生自学《国家行政机关公文处理办法》的基础上，尝试用电脑设计公文规范版式。附：公文规范版式

（1）纸张规格：A4（297×210）

（2）装印格式：左侧装订。排版一律从左至右横排

排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（一）眉首

标记格式：份号、密级、缓急时限

1．公文份数序号：秘密文件必须有。用阿拉伯数码标识在版心左上角第1行。至少标2位，如01

2．秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用3号黑体字，标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3．紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（约２行）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（国务院文件）。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如：

xx 部

xxx 部 文件

中国人民银行

5．发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

如：浙物产〔2005〕8号

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。

联合行文标主办单位字号

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6．签发人：上行文需标识签发人姓名，发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　联合行文上行文，标上每个单位签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（二）主体

1．公文标题：发文机关＋事由＋文种

红色反线下空2行，用2号小标宋体字

2．主送机关名称：全称或泛称

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字

3．正文：注意：数字、年份不能回行

4．附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。二份以上附件需用阿拉伯数码标出序号。如：

附件：1.×××××

2.×××××

5．成文日期：（汉字书写）“零”写为“○”

6．公文生效标识

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，居中下压成文时间。印章下弧无文字，下弧线压日期，有文字，中心线压日期。

联合上行文盖主办机关章，联合下行文依次盖章。

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

7．附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

注意：请示必须在附注处标明联系人，联系电话。

（三）版记

1．主题词：类别词 类属词 文种

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2．抄送单位名称（主送外，需了解内容的单位）

在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发说明：印发单位、时间（阿拉伯数码）

　 用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

五、公文写作的要求

（一）符合党和国家的方针、政策和法律、法规及上级机关的有关规定。

（价值的大小、影响的好坏、质量的高低，取决于公文的政治质量）

（二）了解实情，有的放矢、讲求实效。

（内容从实际出发 ，有目的、有针对性的、及时地解决各种问题）

（三）主题突出、条理分明

（直接揭示主题，不用曲笔、应一文一事、旗帜鲜明）

（四）结构完整、格式规范。

（必备数据项目一定齐全）

（五）要注意公文的连续性、一致性。

（公文的政策性、指导性很强，一经制发就产生现实执行效用，如文件内容前后矛盾，互相抵触，就难执行，浪费人力、物力、才力）

（六）要遵循各项行文规则。

行文关系有四种类型：

（1）行政隶属关系

（2）业务隶属关系

（3）平行关系

（4）不相隶属关系

对此必须注意：

（1）联合行文问题P443第十六条

（2）抄报抄送问题

（3）一般不得越级行文。

越级行文的条件：

（1）情况特别紧急战争、自然灾害

（2）多次请示上级机关，问题得不到解决。

（3）上、下级机关产生争议而无法解决的问题

（4）检举控告上级机关

（5）上级机关交办并指定直接越级上报的材料。

（七）用语要得体、周密、简明、通俗、合乎语法、逻辑。

指语言、语气符合作者的职权范围、发文目的、特定文体表达的需要。

对上——恭而不卑

对下——威而不凶

平行——谦而有度

（八）公文语言要求：

1．真实准确。含义明确，合乎语法规范，标点妥帖，词语的轻重、褒贬色彩等恰当。使用公文专用语言。教材P93，公文常用特定用语简表

2．简明朴素。陈述性、说明性语言而费描写性语言。干净利落，明白晓畅。常用对偶、排比、对照、反复手法，加强表达效果，适当使用简括的话：开放搞活、四项原则、拥政爱民、三讲教育、两个代表等。

3．严谨庄重。使用规范书面语言，适当使用一些文言词语。

六、归纳总结：今天我们学习了公文的概念、特点、分类、格式、语言要求等内容，以前少接触，请大家认真复习。重点掌握:

1.现行公文13种文种,每一种文种的适用范围

2.公文的行文关系:上行文、平行文、下行文

2.上行文和下行文的格式

七、课外实训

1．仔细阅读《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《国务院公文主题词表》，增强对公文作用、文种、适用范围和写作要求的认识。

2．完成实训教材相关练习。

3.熟记公文写作格式，用电脑制作一份规范的格式

4.寻找一份学校下发的文件对照公文格式是否规范

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