起草汇报材料，是各级机关文字秘书经常遇到的任务。

由于上级检查重点的不同，汇报内容也各有侧重。从类别上分有业务工作的专题汇报，也有政治工作或后勤工作方面的；从性质上分有军事训练方面的，有部队管理教育的，也有部队政治思想教育或文化宣传的，还有车辆、装备、财务、给养等；从时间上分，有半年、一年或更长时间的；从范围上分，有全总队的、也有各支队、边防检查站的等等。一般说来，各单位的领导比较重视这类材料，要求也很高。既强调文字简洁、篇幅短小，又要求尽量全面反映工作情况；既强调突出重点，又要求周到得体。准备这类稿件时往往有一定难度，结合多年从事秘书工作的经验，我觉得要特别注意把握五个问题。

第一，不要给人讲道理。通常情况下，听汇报者多为上级机关首长或部门领导，汇报人则是下级机关、部门或单位的负责人。这种差异决定了汇报工作的人必须摆正自己的位置，不能出现错位。体现在汇报材料上就是不要给听汇报者讲道理。听汇报者的上级领导中，多是参与某些政策制定或某项工作决策，了解的情况多，理论政策水平比较高的。到基层来，他们主要目的是想掌握更多的情况。如果在汇报工作时总是讲开展某项工作或实行某项政策的重大意义、理论依据，大段阐述道理，就像在给领导人上课。这种角色上出现的错位，于情于理都说不过去。但是，如果上级领导下来主要是了解某项政策实施后基层的反应，或是为制定新的政策而进行调查研究，汇报时就得有必要的理论思考。不过，这种情况下最好用探讨问题的口气，将基层广大官兵在实践中形成的一些观点和看法加以提炼概括。

第二，不宜面面俱到。上级领导去一个单位，多是检查某项工作或了解某方面的情况，而且往往与他自己的工作分工密切相关，所以，秘书人员或写汇报材料的同志应当根据领导的身份、主管或分管的工作来确定汇报的主要内容（或者是核心内容）。起草时要按一定的逻辑顺序筹划汇报稿件的结构，既考虑整个汇报的主线和逻辑关系，又要将一个时期或某方面的工作重点凸现出来。如果是上级领导机关核心层的主要领导，那就应当全面汇报本单位或本部门的工作情况以及最近一个时期的重点工作的开展或完成情况。如果是主管或分管领导，那就应当在简要介绍整体工作情况后，再集中汇报与领导分工密切相关的工作。这样考虑详略得当，便于控制字数，有利于节约时间，让上级领导在基本掌握一个单位或部门总体工作情况的同时，对自己关心的事情有更为详尽、具体的了解。尤其要注意的是该领导曾经多次来过的地方，千万不能每次都把基本情况、优劣势分析等重复汇报，这样容易让人产生反感情绪。

第三，不必齐头并进。一个地区、一个单位、一个部门，无论是总队机关，还是边防支队、边防检查站，或者是边防大队、派出所、工作站等，涉及的事情尽管谈不上千头万绪，但总有若干个方面。一项工作，哪怕是当前最为重要的任务，在不同地方、部门和单位的工作重点也不相同，比如开展先进性教育分为两个阶段，上半年是支队以上机关，下半年是各大队、所站，同样是一个内容在时间上就不同；再比如全国边防部队开展“三访四见”活动，派出所就要全力以赴深入群众中进行走访，坚持“四必到”，帮抚弱势群体等；边防检查站则以开展“四心两满意”为主，积极为过往旅客提供良好的服务等等。

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