机要文件是党和国家机密的载体，是高校领导及时了解和掌握党中央、省（市）委及上级业务主管部门方针政策、工作部署、信息动态等的重要渠道。高等院校作为国家行政事业单位的重要组成部分，是产生、存储和使用国家秘密较为集中的地方，做好高校机要文件管理工作，对确保机要文件有效运转，提高学校工作效率具有十分重要的意义。那么，在机要保密工作面临的形势发生深刻变化的新时期，如何加强高校机要文件的管理工作呢？

一、加强思想从识，提高保密意识和责任意识

机要文件管理工作是一项细致而缜密的工作，不能有哪怕一丝的马虎。2010年修订发布的《中华人民共和国保守国家秘密法》，对涉密文件等涉密载体的管理规定更加严格，如改“结果论”为“行为论”，好机要文件管理工作，将精益求精的工作态度和工作作风落实于高校机要工作上，树立忠诚、敬业、服务与奉献的精神。

二、建立健全机要文件管理制度，实行规范化管理

机要文件管理工作是一项政治性、保密性、技术性很强的工作，各高校应结合本校实际，进一步建立完善机要文件管理的各项规章制度。通过建章立制，做到传阅规范、存放规范、借阅规范等，把工作落实到文件保管运行所涉及的重点部位、重点人员和重点环节上，使各项工作职责分明，操作有序，安全保密。具体来说要建立健全以下制度：

（1）签收和登记制度。高校的机要文件主要是通过两个渠道收进的，一是邮政机要通信局传递的机要文件，二是从机要局领取的机要文件。签收机要文件时，一要注意检查封口是否破损，密封是否完好，有无启封、拆取内装文件的痕迹；二要核对签文薄与实际信件件数、信封号码是否相符。检查核对准确无误后方可签字，在专用机要文件登记簿上登记，并且注明密级和收到时间。

（2）借阅、复印制度。各单位指定专人领取，登记签字。未经同意，不得转借和私自扩大传阅范围，更不能擅自复印、摘抄；特殊情况必须复印的，要经上级保密部门同意，单位主管领导批准，复制的文件要登记并严格控制发放范围和份数，并视同正式文件予以管理。

（3）阅文制度。严格按照上级规定范围传阅，机要文件的传阅必须是单循环传阅，即文件负责人直接呈送领导阅，然后返回文件负责人，领导之间不能横向传阅。

（4）监督和检查制度。机要文件的管理应该做好三项工作：一是检查，二是抽查，三是监督。这三点对做好机要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要举措。加大监督、检查力度，能有效地防止失密、泄密事件的发生。

（5）清理、销毁以及归档制度。为确保机要文件的安全，必须对机要文件定期检查、清点和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如数退回原发部门；对不属于清退范围的文件资料，根据学校档案管理要求存档；该销毁的文件则要送指定地点处理，切忌随意处理。

三、改进机要工作方法，提高文件送阅效率

为了使上级文件精神及时得到贯彻落实，需要积极探索文件处理规律，提高文件送阅效率。要按照“严格程序，灵活处理”的原则，做到以下四点：一是合理分类。将供领导阅读的文件和供各部门执行的文件，分内容、分部门、分业务、分级别按时间先后顺序传阅、督办、返回。二是坚持急件急办。即按照机要文件的轻重缓急程度合理安排传阅者的先后顺序，重要文件呈送主要领导先阅，文件内容与谁工作关系密切谁先阅、谁在家谁先阅，以使主管领导尽快了解上级文件精神，及时做好工作安排。对一些急件或绝密件、机密件，应随到随传，保证做到人不离件、件不离人，随时掌握文件的走向和流程。三是可适当灵渗处理。在文件份数少、传阅领导多、阅办部门多的情况下，可采取先办理、后传阅，先主办、后协办的方式处理，以提高文件的利用率和工作效率，及时发挥机要文件的效用。四是加强提醒和督促。对于那些需要及时落实的事情，如果怕领导工作忙忘记，机要秘书有责任提醒和督促。在传文过程中，如有的领导出差或在外开会，往往一个文件还没有传阅完，另一个要传阅的文件又来了，反复交叉，积少成多，在这种情况下，机要人员更要注意做好文件的传阅工作，将传完的文件收回并及时分类存放好，以便随时提供参考、利用。

四、加强网络保密措施，实现机要文件管理现代化

严格机要文件的现代化管理手段，实行微机处理和检索，是机要文件现代化管理工作的重要议题。在确保文件安全的基础上，实行微机处理和检索，可大大提高工作效率，为日常工作提供便利条件。因此，必须加强计算机网上保密措施和相应硬件设备建设，以实现机要文件管理的现代化。随着科学技术的迅猛发展和国际互联网的广泛应用，特别是高校和外界科技交流与合作渠道的日益增多，高校机要文件管理工作出现了许多新情况、新问题。为此，我们必须认清形势，加强和改进高校机要文件管理工作，这对于保持高校稳定，巩固和发展高校的大好形势，保证高校各项工作顺利开展，促进教育事业的发展有着重要意义。另外，机要人员还要熟练掌握现代办公技术以及密码通讯网络安全防护知识，以适应新时期机要文件管理的要求。

新形势下，机要文件管理工作比以前更复杂、更深入、更细致。高校机要人员必须认清形势，更新观念，加强和改进高校机要文件管理工作，以适应新时期、新形势下机要文件管理的要求，使机要文件管理工作在高校又好又快发展中发挥积极作用。

更多信息请查看文秘知识