作为秘书，办公桌上应尽量备齐各种适用工具书。1.一本字典。起码有一个新华字典，若备上《辞海》更好。其他各类词典根据情况准备。机关工作，需要经常查字，有个不说话的老师在身边可以省很多事。2.常用的政策规定、条令、制度等。特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住何单位、何时制发的，何文件号，用时，很快就能借到。3.有关单位或所属单位的通信地址、电话号码、电报电传代号等。因地址不清，寄发文件、信函不能及时收到或成为“死信”而误事的现象屡见不鲜。4.飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。5.中国地图、世界地图及有关地理知识方面的手册。6.中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日了列表备查。7.计量单位简表，节令、气象方面的知识手册。8.汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定等。9.与本职工作有关的表格。例如办公室人员要准备一张本单位人员的家庭住址、电话号码一览表。一个文秘人员的脑子不可能记住各方面的事，准备点工具书（表）等，用时查一查是负责作的表现，不是丢面子的事。
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