背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

一、

便条

钟苗：

江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。

谢谢

行政经理苏明

XX年11月21日

参考答案：

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；

（2）日程安排；

（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；

（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；

（4）宴请时间、地点、标准、人数；

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；

（2）活动内容；

（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；

（2）餐饮费；

（3）住宿费；

（4）交通费；

（5）参观费；

（6）其他不可预见费用。

二、

备忘录

发自：行政经理苏明

发给：秘书钟苗

日期：XX.11.21

内容：

公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。

谢谢

参考答案：

我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

三、

便条

钟苗：

一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理苏明

XX年11月21日

参考答案：

1、登记：

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。

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