现代秘书活动的紧张性、快节奏、高压力等特点，都对秘书的心理品质提出了越来越高的要求。为此，秘书在自我发展、自我完善的过程中，要努力提高自己的智力水平，力求塑造自己的良好性格，同时还要学会自我心理调节，保持愉快健康的心理状态，以适应新时代秘书工作对秘书人员的新要求。

心理，实际上是人脑的机能，它包括智力和非智力因素两个部分。智力，即人们通常所说的“聪明”程度，是人们在认识客观事物过程中所形成的稳定的心理特点的有机综合，它反过来又保证了人们进行有效的认识活动。非智力因素又称为“动力”，是人们对思想和言行带有指向、激励或控制作用的动机、兴趣、情感、意志、气质、性格等个性心理品质。

1.秘书人员的冷漠心理

冷漠心理就是对周围一切事物，大到国家大事，小到本机关事务都漠不关心、漠然视之的一种消极心理。这种人身上自由主义严重，事不关己，高高挂起，明知不对，少说为佳，甚至“当一天和尚撞一天钟，没有事业心，没有责任感。有此心理的秘书还往往对自我角色的认识存在一定偏差，产生清高心理。这些人员往往有一种一人之上，万人之下的优越感，自命不凡。对群众的态度则表现为冷淡和藐视，在与群众的工作中盛气凌人目无他人。认为其他人的言谈举止、行为习惯粗俗浅薄，自我骄傲，不愿意与他人接近。

2.秘书人员的卑怯心理

卑怯是妄自菲薄，缺乏自信的一种自我意识。其实质是陷于盲目性而不能正确估计自己的一种心理状态。有卑怯心理的秘书人员常常觉得自己一无是处，不敢大方的与他人、特别是地位高的人平等交往。他们虽然也有与人交往的强烈愿望，但在实际工作中则缺乏自信和勇气，不敢进入社交场合，唯恐受到别人的耻笑，即使参加社交活动也会无法自制的出现脸红、心跳、张皇失措的现象。秘书人员如果对领导的性格、工作作风、生活方式不能充分了解和领会，在辅助领导的工作中，常常会心理紧张，害怕出现差错，长此以往就会感到悲观和失望，对自己更加没有自信，卑怯的心理也会越来越严重。

3.秘书人员的焦虑心理

焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力，在主观上引起紧张和不愉快的期待情绪。秘书人员尤其是青年秘书往往由于工作压力过重，遇到障碍，或自己的成绩与动机得不到及时满足而产生焦急。其表现为：经常疑惑忧虑，恍然有如大祸将至；经常怨天尤人，无缘由地自忧自叹；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到紧张的心理压力时，便会慌张不知所措，丧失应付事变的能力。在生理上则出现胸闷、心悸、头昏、呼吸困难等异常感觉。

（三）记忆力

记忆力，指的是人们把感知和认识的外界事物在头脑中储存和再现的能力。记忆是每一个健康人都具有的正常的心理活动，只是强弱不同。做任何工作都需要记忆力，秘书工作尤其如此。秘书辅助领导综合信息、研究政策，制定决策和计划以推行工作，没有较强的记忆力根本不可能做到。尽管秘书可借助于笔记、资料、录音，甚至是电脑来储存信息，但是，以上这些不可能随时带在身边备用。大量的信息、数据、经验、现象等需要用大脑来记忆，才能随时提供领导咨询，起到拾遗补缺的作用。秘书的记忆力必须具备准确、快速、持久的良好品质（即记得准、快、牢）。

1、记忆的准确性。它要求秘书对重要文件、讲话能整句、整段甚至整篇的一字不差的记忆、回忆；对重要数据精确记忆；对重要现象、情况能准确、全面地复述和描绘；对重要的图书资料能记住他们的作者、出处、时间、出版单位，以便随时查阅，而不能含混，说“大概”、“好象”、“差不多”。因为这些资料、数据等都有可能成为领导讲话、决策的材料和依据。当然，重要的讲话、写进文件的资料，不能单凭记忆，而必须查对核实清楚才行。

2、记忆的快速性（敏捷性）。指的是秘书要能在短时间内把听到的讲话、看到的材料和迅速变化的情况即时记住，并能在短时间内或在需要使用时迅速回忆起来。这就是通常所讲的“强记”功夫。这是秘书工作特性对秘书的要求。有些重要的文件资料不可能长期留在秘书手中，有些重要的领导讲话和突发性的情况更是转瞬即逝，需要秘书抓住时机，集中注意力，在阅读或观察的同时，快速的加强记忆。

3、记忆的持久性。指的是某些重要的、具有历史价值的资料、情况需要秘书较长时间保留在记忆库里。这就要求你经常的回忆、复习这些被记忆的材料，以加深印象。有时，重复、回忆以往的记忆，会有新的体会、新的发现，即所谓的“温故而知新”。当然，需要长期甚至终身记忆的材料很少见，大部分材料都具有时间性，只是需要记忆的时间长短不一而已。秘书的记忆通常处于不断的更新状态。即一部分失去价值的材料，秘书要善于忘却，同时要随时补充需要记忆的材料。记忆的持久性是相对而言。 

秘书要增强记忆，主要靠有意识的记忆，即对需要记忆的对象在初次接触时就集中注意力观察、体验或阅读、理解以加深印象，过后短时间内再重复、回忆以加强记忆。具体的技术性方法有：对人物形象可用特征记忆法、情景（背景）记忆法、比较记忆法；对姓名，可用谐音记忆法、默念记忆法；对文件资料可反复阅读强化记忆法；对事物可用细节记忆法，时、地、人三因素结合记忆法，联想记忆法；对书本知识可用复述记忆法、提纲记忆法、图表记忆法、交叉穿插记忆法等。当然，秘书人员不能单凭脑力记忆，还应辅之以更可靠的文字记录、机器记录。秘书人员应随时携带备忘录（笔记本），养成重要材料随手、随时记录的习惯。

（四）秘书的想象力。

想象力指的是人脑对已有的形象进行加工、制造从而塑造出假想的新型象的能力。

一般说来，秘书工作的对象总是客观的、实际的、具体的，似乎不需要什么想象力。其实不然，秘书工作者要使自己的工作富于创造性、开拓性，做到超前服务，同样需要施展想象力。如：秘书参与制订一项地区发展远景规划，就需要把文字、图表、数据以及画在纸上的图纸，通过丰富的想象描绘出一副美丽的、色彩斑斓的蓝图。只有加上丰富的想象，制订出的规划才能充满激情和豪情，起到激励人们为实现它而奋斗的决心和信心。又如起草一份文件，也需一点想象力，想象会议因为你的文稿而圆满结束和报告发表后所起的积极推动作用，秘书才不至于对眼前的工作感到枯燥和乏味。

秘书的想象力应具备以下特征：

1、想象的现实性。秘书发挥想象力不像诗人或作家，可以神思飞扬、任意驰骋，而是要根于现实，在现实的基础上进行高于现实、远于现实的想象。即秘书的想象力是从现实出发，想象出可能达到的前景或美景，而不是远离现实、超越现实的、主观的、浪漫主义的想象。因为秘书写作公文文稿毕竟不是进行小说、诗歌的创作，秘书制作规划，也不同于画家做画，秘书想象的事物也毕竟不是理想中的事物，而是经过努力后不久可能实现的或必能实现的事物。

2、想象的科学性。秘书的想象力必须以科学为依据，以掌握的现代科技信息去想象、推断未来。从这个角度看，秘书想象力的特征不同于艺术家，而更多的类似于科学家。秘书的想象力能从以知的事物，依据事物发展的自身规律，想象推断出即将出现的新事物或事物发展的新阶段、新面貌。

3、想象的丰富性。秘书的想象力不应是贫乏的、孤立的，而应是丰富的。从宏观上说，世界的、国家的政治、经济、文化、生活前景；从微观上说，地区的、本单位的、办公室的环境的改变，都可在现实的基础上和科学的指导下进行预测和想象。可以说，缺乏想象力的秘书不可能是一个创造型、开拓型的秘书。

你的想象力如何？补充材料。

（五）思维力

思维力，是人对客观世界的认识能力，它以观察、注意、记忆、想象为基础，又将之综合和深化。思维力可以说是人的智力的最高表现，也是秘书智力活动的基本方法。人的思维外有深刻或肤浅、广阔或狭隘、灵活或呆板、清晰或紊乱、独立或因循、缜密或粗俗之分。作为秘书人员应注意培养和锻炼自己的思维能力，使思维敏捷、缜密、合乎逻辑，使思维具有广度、深度和批判性。

思维力应具备以下特征：

1、思维的敏捷性。即指人能在较短时间内对客观事物进行认识，了解其表象和特征，了解其外部和内在的联系，迅速地进行分析和综合，做出判断和推理。如秘书草拟文稿，需要才思敏捷，能迅速地把掌握的大量材料进行分类、甄别、选择，形成符合领导意图的观点；然后能较快地进行构思，用简洁凝练的语言文字加以表述。又如，秘书接待来客，应迅速地检查来访者的身份证件，问明来意然后及时地判断，做出妥善地安排处理，或介绍到有关部门，或引见某一领导，或婉言谢绝。

思维的敏捷性是以敏锐的观察、较强的记忆、丰富的经验为基础的。同时，思维的敏捷性还表现在善于抓住稍纵即逝的时机，以及一时间萌发出来的灵感。

2、思维的逻辑性。其表现在：秘书对客观事物的认识一开始就要掌握准确的概念，并善于做出正确的判断和科学的分析、推理，而不能概念不清、判断不当或推理混乱。比如：个别性的前提不能得出一般性的结论；或然性的前提或偶然性的前提不能得出必然性的结论。推理应尽量少用简单的类比，而应多用综合性的归纳，适当地运用演绎推理。

3、思维的多向性。即思维时要多角度、多方面而不能局限于一个角度、一个方向。客观事物本身是复杂的、相互联系的、相互制约的，由矛盾的多方面组成和决定其发展变化的。秘书呀袄善于多角度、多方面地认识思考才能抓住事物的本质和规律。如：我国今后的发展，总体看是经济发展问题，但经济要高速发展又涉及到政治体制改革、计划生育与人口、科技发展、教育改革、生态环境保护等一系列问题。秘书只有认识到这些方方面面的联系，才能帮助领导制订出全面科学的经济发展规划来。

多向性思维还包括侧向思维和反向思维。侧向思维即人们通常所说的“左思右想”，能运用相关的材料与主题相联系、比较而得出新的结论，或者说是“旁敲侧击”、“触类旁通”。反向思维指的是：有时，思维需要摆脱传统的思维方向，循着相反的路线才能走出困境，即逆向思维，反其道而行之。如通常由原因推出结果，也可以由结果推断出原因。又如，讨论问题时，领导者考虑成功的因素多一些，秘书就应该提出失败的可能多一些。秘书的思维是领导思维的补充，而不能一味地跟着领导的思维方向走。

此外，秘书的思维还应具备批判性。批判性指的是秘书对任何对象都要问一个“为什么”，在根据实事求是的科学思维之后，敢于对一切陈旧的观念、一切不合理的现象、规章制度等提出批判、否定的意见。秘书行为上的奉公守法绝不应该导致思维上的因循守旧（有世界发展的新旧交替、新陈代谢所决定）。秘书的思维一定要跟上时代的发展，能从保守的框框中解放出来。

多向性思维是批判性思维乃至秘书进行创造性思维的基础，是要成为一个创造型、开拓型优秀秘书必要条件。它要求秘书人员有强烈的求知欲，掌握丰富的知识，并掌握唯物辩证法的认识武器，勇于实践、勤于思考，并在不断的实践中培养提高思维能力，真正成为领导的智囊。

更多信息请查看文秘知识