文书处理部门或承办部门向档案室移交案卷时，交接双方必须在移交凭据上签注姓名、时间，并对案卷负责。
检查案卷是否属于归档范围的公文，对照归档案卷的移交目录或者案卷目录（一式3份）进行质量、数量的全面检查。
对检查无误的案卷可办理移交手续，即双方都在移交目录上签字之后，各执一份移交目录，文书处理或承办部门的一份可留存备查，档案室的一份应归人全宗卷。如果档案部门是按组织机构编制目录的，还可直接将第3份移交目录装订成档案室的案卷目录，作为平时查找档案的检索工具。
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